Automatiseer jij je taken al? Hoe automatisering op 2 manieren kansen biedt voor je bedrijf

Je zou nóóit dezelfde taak twee keer moeten doen. Als ondernemer is het ontzettend belangrijk om zoveel mogelijk handmatig werk te automatiseren – bijvoorbeeld door marketing automation. Maar wist je dat er ook kansen liggen voor ondernemingen om zelf automatische systemen (software) te ontwikkelen?

Wat is automatisering?

Automatisering, vaker automation genoemd, is een proces waarbij menselijke handelingen worden vervangen door machines (robots) of computersystemen (software). In de online wereld is vooral dat laatste ontzettend belangrijk: van simpele automatische marketing-e-mails tot een geheel geautomatiseerd online notificatiesysteem om je te laten weten wanneer je pakketje aankomt: allemaal mogelijk door (online) software.

Automatisering: het is nu of nooit (+ waarom)

Automatiseren betekent eigenlijk dat je nú tijd investeert om in de toekomst minder taken te hoeven verrichten. Dat klinkt geweldig, toch? Maar als je nu beslist om dat niet te doen, omdat het je op korte termijn wat meer tijd kost, moet je natuurlijk niet achteraf pas denken: “oh, “na één jaar heeft dit me 10x zoveel tijd gekost. Laat ik nu tóch maar gaan automatiseren”. Goed plan natuurlijk, maar je had het wel even beter kunnen inschatten 🙂

Maak dus nu de juiste beslissing. Zie je tijd als een investering. Natuurlijk moet het financieel ook mogelijk zijn, maar er zijn genoeg manieren om automatisering toe te passen waarbij je alleen (veel) tijd investeert.

Denk vooruit. Iets wat nu veel tijd lijkt te kosten, kan je in de toekomst een hoop tijd besparen.

De eerste kans ligt hier:

#1 Automatisering toepassen binnen je bedrijf

Eén kans die automatisering biedt is (je raadt het niet) om het toe te passen binnen je eigen bedrijf. Het zelf toepassen kan op twee manieren: zelf software ontwikkelen of – en dat ligt meer voor de hand – al bestaande (online) software kopen of gratis gebruiken waarmee je taken of bedrijfsprocessen kunt automatiseren.

Simpele voorbeelden van automation om nú toe te passen

Laaghangend fruit eerst. De simpele opties om te automatiseren, hebben vooral met marketing automation te maken. Want dat kan online én daarvoor hoef je niet extreem veel technische kennis te hebben. Check deze tips bijvoorbeeld:

E-mailmarketing automation. Zorg voor een trigger en stel een aantal standaard mailings in, verdeeld over een bepaalde tijdsperiode. Dit kan met Mailchimp: ‘s werelds grootste marketing automation platform.
Chatbots voor je Facebookpagina inzetten voor een marketingcampagne. Manychat wordt daarvoor veel gebruikt.
Een goede FAQ-pagina heeft ook te maken met automatisering: het scheelt heen-en-weer mailen met klanten.
Dat waren de simpele voorbeelden. Automatisering is natuurlijk óók next level toe te passen, maar dan heb je het over het optimaliseren van bedrijfsprocessen. In de bouw, de logistiek of de zorg: overal is automatisering mogelijk. Dus als je het niet erg vindt, ga ik nu even niet in op kassasystemen, logistieke systemen of wat dan ook. Ik beperk me tot alles wat online toepasbaar is 😉

Voordelen automatisering? Meer winst!

Het maakt je onderneming schaalbaar. Als je wilt uitbreiden hoef je niet nog 5 extra werknemers in te huren voor die ene taak. Maar niet alleen dat zorgt voor winst: door automation verlopen processen sneller, wat je bedrijf klantvriendelijker maakt. Dat zorgt weer voor terugkerende klanten. En, ook niet onbelangrijk: je kunt er véél tijd mee besparen. Je houdt meer tijd over om.. juist: nog meer winst te maken.

Investeer vandaag je tijd in dingen die je morgen meer tijd besparen.

Maar ook deze kans moet je niet laten liggen:

#2 Automatisering niet alleen toepassen, maar aanbieden

Mensen zijn toe aan automatisering. Bedrijven weten dat ook. Iedereen wil minder taken verrichten en als het erop aankomt, zijn ze bereid om daarvoor te betalen. En dát is wat je nodig hebt voor een succesvol bedrijf: iets aanbieden waar veel vraag naar is én waar mensen – omdat jouw product hun leven nét wat makkelijker maakt – voor willen betalen.

Maar dan wordt het lastig. Software ontwikkelen doe je niet zomaar. Maar als het makkelijk was om dit voor elkaar te krijgen, dan had iedereen het gedaan. En je kunt jouw geweldige idee ook voorleggen aan een ontwikkelaar, toch? De keuze is aan jou of je hierin wilt investeren. Wat ik je wel kan vertellen, is dat er veel kansen liggen om met goede software een succesvolle startup te krijgen.

Voorbeelden succesvolle bedrijven in automatisering

1. E-boekhouden: bestaat al 15 jaar en ontdekte ik door een flyer van de KvK. Ik gebruik het nog niet, maar dat terzijde: het is namelijk wel een érg goed voorbeeld van online software die een hoop dingen uit handen neemt qua administratie. Het bespaart je veel tijd en dat is nou precies hun verkooptactiek: zzp’ers hebben er per maand best een paar euro in ruil voor gemak en tijdsbesparing.

2. RitAssist: bestaat dus al 8 jaar, maar deze ontdekte ik laatst pas. En nu gebruik ik ‘m als hét perfecte voorbeeld van automatisatie. Dit bedrijf biedt namelijk automatische rittenregistratie aan. Via een blackbox zorgen ze ervoor dat data zoals reistijd, gereden kilometers en locaties worden doorgestuurd naar hun beveiligde website. Zo worden de privé- en zakelijke kilometers per werknemer bijgehouden. Echt een fantastisch idee, al duurt het nog even voordat ik hier zelf wat mee kan 😉

Zo zie je maar weer: E-boekhouden houdt zich alleen bezig met online taken versimpelen, terwijl RitAssist dit combineert met offline bedrijfsprocessen. Wat dat betreft heb je dus vrij veel mogelijkheden.

Maar wat als je maatwerk levert?

Als zzp’er kun je op een gegeven moment niet meer alles zelf. Je moet handelingen gaan automatiseren. Maar wat als je maatwerk levert? Hoe kun je dan überhaupt meedoen aan deze trend?

Maatwerk upgraden naar automatisatie

Begin eens met alles automatiseren waar het kan: ik mag hopen dat je een standaard-e-mailhandtekening hebt, dat je standaardantwoorden klaar hebt staan voor veelvoorkomende vragen, en dat je je gaat verdiepen in m’n eerder genoemde lijstje met tips.
Het uitbesteden van maatwerk kan ook een oplossing zijn. Wat dacht je van een virtual assistant voor je nieuwsbrieven? Of een tekstschrijver voor je bedrijfsblog?
Ben je een coach? Denk dan eens aan online cursussen in plaats van 1-op-1-coaching.
Bouw je websites? Wacht dacht je ervan om standaardtemplates aan te bieden, naast het maatwerk dat je levert?
Zo is er per taak of beroep wel iets te bedenken, al is het niet altijd even makkelijk.

Het draait om het recyclen van eerder verricht werk. Waarom zou je dezelfde taak twee keer uitvoeren?

En, Eva, hoe geautomatiseerd is jouw business dan?

Goh. Daar stel je me toch een vraag. Als freelance tekstschrijver lever je puur maatwerk. Bij letterlijk ál je klanten moet je opnieuw uren maken.

Maar natuurlijk ben ik zelf ook bezig om dingen binnen mijn bedrijf te automatiseren. Bijvoorbeeld het volgende:

Ik bied abonnementen aan voor het laten schrijven van teksten. Zo hoef ik niet elke maand mijn klanten opnieuw te vragen of ze op dat moment blogartikelen nodig hebben, maar krijgen ze maandelijks netjes de teksten in hun inbox. Het schrijven zelf blijft maatwerk natuurlijk.
Over een tijd ga ik een webshop koppelen aan Hey Girlboss. Met, uiteraard, online cursussen. Zoals je hopelijk doorhebt, hoef ik die niet voor iedereen opnieuw te schrijven.
Wat me nu alleen nog tegenhoudt voor die webshop, is het feit dat ik Mollie (voor automatisering van online betalingen) niet kan koppelen zonder zakelijke rekening, en ik zo’n rekening niet kan openen nu ik nog geen 18 ben. Lastig!
De geschreven adviesplannen die ik nu als maatwerk aanbied, ga ik hergebruiken: ik ga ze generaliseren en samenvoegen als cursus. Ook voor in de webshop dus.

Zoals je ziet, kun je op ontzettend veel manieren de taken binnen je bedrijf automatiseren. Op gebied van marketing, maar zelfs op maatwerk is er tijdswinst te behalen. Pak je het meteen groot aan, bijvoorbeeld door te investeren in software? Of door het verbeteren van grote bedrijfsprocessen? Automation werkt dan zelfs mee om de schaalbaarheid van je bedrijf te vergroten. Zo kun je op de lange termijn je bedrijf makkelijker opschalen: er zijn immers minder menselijke handelingen nodig.

Goed. Dat was weer een extreem lang artikel – ik ben nou eenmaal niet kort van stof – maar je hebt er vast wat van geleerd. Wat ga jij deze week veranderen aan jouw bedrijf?